Aménager son espace de travail pour gagner en efficacité
Pour gagner en efficacité, avant de songer à organiser ses journées, la première étape est d’aménager son espace de travail. En structurant votre espace de travail, vous structurez vos tâches à accomplir mais aussi votre esprit. Et cela ne veut pas dire que vous ne pouvait pas vous autoriser un peu d’extravagance, au contraire ! Bureau monochrome ultra épuré et aseptisé ? Non ! Couleurs, formes, motifs… optez pour des éléments qui vous aideront à reconnaître rapidement vos outils de travail. Voici 4 astuces pour organiser votre bureau tout en lui insufflant de la vie et beaucoup… de vous !
1. Optez pour le confort et l’ergonomie de votre bureau !
Un poste de travail mal aménagé provoque tensions et douleurs… donc baisse de productivité ! Soyez vigilants sur l’ergonomie et le confort pour aller au bout de vos envies :
- lumière : si vous travaillez sur informatique, limitez les ombres et reflets sur l’écran pour restreindre la fatigue oculaire. Préférez une fenêtre à droite ou à gauche plutôt que devant ou derrière et optez pour un éclairage indirect.
- assise : optez pour un siège alternatif qui permet un meilleure maintient et une mobilité optimale. Mieux encore, alternez entre un poste de travail debout et un assis : une bonne façon d’éviter les troubles musculo-squelettiques (TMS).
- réglages : pensez à mettre les pieds à plat, le bureau (éventuellement le siège) et votre écran à la bonne hauteur.
Des micro-réglages simples pour adopter les bons gestes. Le confort est très clairement « L’ »investissement à faire !
2. Personnalisez votre espace de travail
Vous passez vos journées sur votre lieu de travail alors autant s’y sentir bien. Une étude menée par l’Université d’Exeter (Psychologie) a révélé qu’un environnement de travail personnalisé a des effets positifs sur la santé, l’épanouissement et l’efficacité (32% plus productif !) au travail.
Bureau blanc ou gris, ultra épuré… non merci ! Optez pour des touches de couleur, des motifs, des plantes, des photos/images, des accessoires rigolo, les dessins de vos enfants… tout ce qui fait que vous vous y sentez bien !
Bien sûr, si vous êtes plusieurs à partager le bureau, il faudra prendre les décisions ensemble (ex : repeindre un mur). Pour le reste, créez-vous votre « cocon-travail » à votre image !
3. Osez le visuel pratique !
Une place pour chaque chose et chaque chose à la sa place. Encore plus facile si ça se voit ! Faites de la visualisation votre allié (ex : un pot à crayon pour y ranger… les crayons ! Ça vous parle mieux maintenant ?).
Le principe est de voir pour trouver (et ranger) rapidement ou ne pas oublier :
- l’emplacement des choses. Ex : pot à crayon, signalétique, étiquettage, …
- le type de document. Ex : dossiers clients en chemises bleues et comptabilité en classeur blanc.
- les tâches et événements à venir : prolongez votre bureau sur les murs ! Accrochez au mur ce dont vous avez besoin (calendrier, tâches à venir, dossier en cours, échéances…). D’un seul coup d’oeil vous aurez un aperçu rapide et structuré de ce qui vous attend.
Visuellement repérables, vos outils seront rapidement accessibles. Pensez à harmoniser l’ensemble (couleurs, styles,…) afin de rendre ce mur aussi agréable à l’œil qu’utile au quotidien.
4. Organiser son plan de travail
Autour de vous tout est OK. Attaquons maintenant votre plan de travail (=bureau). L’aspect visuel du désordre, c’est clair, n’encourage pas à la mise au travail. Avant même de commencer à travailler, le désordre génère de l’angoisse… adieu efficacité. Même si certains soutiennent que c’est bénéfique à leur créativité, il y a des limites. Ranger, c’est s’assurer de retrouver rapidement ce que l’on cherche !
Dossiers à classer, à traiter, pile de papiers à lire, fournitures à organiser… de manière générale, conservez sur votre bureau uniquement ce dont vous vous servez tous les jours (et en un seul exemplaire !). Le reste ira plus loin.
Libérer l’espace revient à libérer votre esprit. Plus serein, vous serez disposé à accomplir les tâches les plus complexes en vous concentrant facilement.
Nous sommes bien d’accord que la propreté s’allie à l’ordre pour optimiser votre espace. Allez hop, chiffon, aspirateur et un coup de pschiiit sur votre écran. Vous voilà prêt à travailler dans les meilleures conditions.
Et le désordre revenant souvent comme par magie, il vous faudra maintenir ce bon ordre avec 10 minutes de rangement chaque fin de journée avant de quitter le bureau !
S’approprier son espace de travail permet de s’y sentir bien et d’être plus opérationnel.
