Comment archiver en entreprise : bien et vite ?
Chaque année, la clôture comptable sonne la fin officielle d’une année. Comment bien et vite archiver en entreprise pour respecter les obligations légales sans y passer trop de temps.
Mars – C’est de saison, les bilans comptables se bouclent et l’année précédente va pouvoir être archivée pour laisser place à la nouvelle année. Au regard de la loi, certains documents doivent être conservés pour preuve en cas de contrôles. Mais lesquels et combien de temps ? Et comment archiver concrètement dans ma société ?
Archiver rapidement et simplement ?
L’archivage gagnant de votre année en cours se joue… tout au long de l’année! Une bonne gestion documentaire quotidienne vous permet d’être efficace le jour de l’archivage. En ayant un classement fluide, une bonne organisation des flux et un process d’archivage en place, rien ne peut vous faire perdre de temps ! C’est le vieil adage du « savoir prendre du temps au départ pour en gagner au final » !
Prenez donc le temps de vous organiser, c’est assez simple (et rassurant ). Chaque année, vous aurez à classer :
- les pièces comptables de l’année passée : factures émises et reçues, bilan, relevés de banque…
- les pièce sociales « terminées » : charges sociales, dossiers des salariés partis, contrat d’assurance, prévoyance ou mutuelle… si changement
- les dossiers clients « terminés »
- …
Dans les PME, la partie comptable & social représente souvent quelques classeurs qu’il sera aisé de faire basculer en boîtes d’archives avec un bon étiquetage.
Pour les « dossier clients », il sera essentiel de faire un bon tri avant de les archiver, afin de ne garder que ce qui doit l’être. L’épuration avant archivage permet de ne pas perdre de temps quand vous avez à replonger dans les archives (et à limiter l’espace de stockage) ! Il vous faudra ensuite créer un plan d’archivage pour retrouver dans vos boîtes (physiques ou numériques), le dossier recherché ! Et bien sûr, on n’oublie pas d’archiver les mails !
Dans les grosses entreprises, il faudra l’implication forte de chacun et des process bien rodés ! L’organisation d’un Clean Day, rendez-vous annuel collaboratif, est une bonne façon de faire souffler un vent de fraîcheur et de renouveau !
Durée de conservation des documents entreprise
La loi impose un délai légale de conservation pour les documents d’entreprise. Chaque année, lorsque vous archiver, profitez-en pour éliminer ce qui peut l’être. Le principe des vases communiquant pour libérer de l’espace ! (Source Service-public.fr)
1. Pièces comptables
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : facture client / fournisseur, bon de commande, bon de livraison ou de réception… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
2. Impôts et taxes
| Type d’impôts / taxes | Durée de conservation |
| Impôts sur le revenu et impôt sur les sociétés | 6 ans |
| BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), BNC (Bénéfices Non Commerciaux), BA (Bénéfices Agricoles) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux | 6 ans |
| Cotisations foncières des entreprises (CFE) et Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises (CVAE) | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA, …) | 6 ans |
3. Documents juridiques et sociaux
| Type de document | Durée de conservation |
| Statuts et pièces modificatives éventuelles | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation RCS) |
| Comptes annuels (bilans, compte de résultat…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et actes liés au au fonctionnement de l’entreprise ( documents de la société absorbée) | >5 ans |
| Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices |
4. Gestion du personnel
| Type de document | Durée de conservation |
| Bulletin de paie (double papier ou numérique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
5. Documents civils et commerciaux
| Type de document | Durée de conservation |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Archivage papier ou numérique des documents entreprise ?
C’est une question que l’on me pose souvent. L’administration française répond à cette question pas si simple ici : Impots.gouv.fr
En synthèse, l’article 1366 du code civil prévoit que « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
En ce qui concerne les factures, par exemple, on retiendra pour faire simple, qu’elles doivent être conservées dans leur format d’origine le temps de la durée légale de conservation (si électronique, format numérique / si papier, format papier)… mais la numérisation est aussi possible avec certaines contraintes. Votre comptable est là pour vous accompagner dans cette démarche !
