4 conseils pour bien organiser les informations au bureau
« Classer, c’est penser. » Cette citation de Georges Perec est tellement vraie ! Classer, c’est aussi permettre à son cerveau de se désencombrer d’informations inutiles. Organisé(e), vous êtes aussi plus efficace. Voici 4 astuces pour organiser les informations que vous avez à traiter au bureau.
Conseil n°1 : tes e-mails, tu ne cumuleras plus
Les e-mails sont par essence le produit de l’éphémère, d’Internet. Or, les e-mails sont aujourd’hui la panacée des échanges professionnels. Ils contiennent ainsi de nombreuses informations importantes (du moins, c’est ce que nous voulons bien croire!). Sans y paraître, sans encombrer matériellement votre espace de travail, ils s’accumulent… pour encombrer votre tête. Pourtant, les messageries, quelles qu’elles soient, proposent toutes des dossiers pour les classer et ainsi « ranger » votre esprit.
Classement en dossiers / sous-dossier, messages importants, réponses immédiates… Tout est organisé pour bien gérer vos mails ! Un conseil : faites ce tri 1 à 2 fois par jour pas plus, pour rester efficace. Et, comme je vous le disais dans un précédent article, désactiver les notifications, débranchez!
Visuellement parlant, où perdez-vous le moins de temps ? Efficacité du rangement !
Conseil n°2 : ton bureau virtuel, tu organiseras
Avant de considérer le bureau réel, passons en revue le bureau virtuel… Vous vous y retrouvez ? Voici quelques conseils pour optimiser l’organisation de votre bureau :
- Afficher les raccourcis des fichiers les plus couramment utilisés sur le bureau directement (structurez-les avec Fences par exemple). Comme pour le rangement de votre bureau physique, ayez à portée de clic, ce dont vous vous servez tous les jours.
- Organiser des dossiers, y classer vos fichiers et surtout, bien les nommer pour les retrouver facilement. Le truc : éviter de créer une arborescence trop profonde (pas plus de 3 niveaux – 5 grand maximum). Ce conseil vaut élégamment pour les papiers (!)
- Limiter le nombre de fichiers ouverts dans la barre des tâches (au bas de l’écran). On se concentre sur une tâche à la fois !
- Vous travaillez sur plusieurs bureaux virtuels (ordi, tablette ET mobile) ou vous partagez des documents ? Installer les applications les plus courantes (Dropbox, Google Drive, Slack…) pour éviter les doublons !
Conseil n°3 : d’une bannette, ton bureau physique tu orneras
Il est temps désormais de jeter un œil sur votre espace de travail. Certes, la virtualité semble dominer notre quotidien professionnel, toutefois, il n’en demeure pas moins que nous continuons à gérer des papiers, à recevoir des courriers ou encore à monter des dossiers. Installez sur votre bureau la fameuse bannette « Boîte d’entrée».
Selon la méthode GTD (Getting Things Done) mise au point par David Allen, c’est votre « boîte de réception » physique . Vous y déposerez (ou y ferez déposer) tous vos documents du jour. Ensuite, au moment où vous l’aurez décidé dans votre journée (vous êtes maître de votre temps !), « dépilez » la bannette.
Prenez chaque élément en main, l’un après l’autre, et posez la question : pouvez-vous agir tout de suite ?
> Si oui, et si cela prend moins de 2 minutes, faites-le tout de suite !
> Si non, classez le document, transférez-le à qui de droit ou planifiez son traitement.
Point important : lorsque vous traitez une information, obéissez à la règle des « une fois, voire deux mais pas trois ! ». En d’autres termes, vous ne toucherez pas un document plus de trois fois dans votre journée ! Classez ou agissez mais ne tergiversez pas !
Conseil n°4 : au fur et à mesure, tu rangeras
Ici, pas d’écarts autorisés ! Un bureau rangé, propre, désencombré facilitera votre travail et doublera votre efficacité. Quand vous prenez un dossier, rangez-le immédiatement une fois le travail terminé. De même, si un document peut être jeté, faites-le tout de suite. Le mieux est de disposer à vos côtés, de votre poubelle de tri sélectif !
Chaque soir, rangez votre bureau avant de partir, vous clôturez ainsi psychologiquement votre journée de travail et ce sera bien plus efficace pour la remise en route du lendemain !
Il ne s’agit là que de 4 astuces pour mieux s’organiser, évidemment, il est possible de les multiplier. Toutefois, celles-ci ont l’avantage d’être rapides à mettre en place et terriblement efficaces.
