J’ai testé la méthode Pomodoro pour mieux gérer mon temps

La méthode Pomodoro (tomate en italien) ou comment les légumes nous aident à  être plus efficace au bureau ? Est-ce une blague ? En partie seulement….  Plus qu’un clin d’œil végétal, la méthode Pomodoro est l’art d’optimiser son temps au bureau, une méthode visant l’efficacité et luttant contre la procrastination. Après quelques mois d’essai, voici ce que j’en ai retiré…

Pomodoro ou l’art de gérer son temps

Tout d’abord, en quoi consiste cette méthode Pomodoro ?

L’idée est simple : se concentrer sur une tâche à la fois. La méthode considère une « tomate » comme une tâche à effectuer.

  • Une fois cette tâche définie, vous consacrez 25 min à sa réalisation. Pourquoi 25 min ? Il s’agit là de la durée moyenne pendant laquelle le cerveau peut se concentrer sans faillir.
  • Lorsque votre tomate est terminée, dans les 25 min imparties, vous vous octroyer entre 3 et 5 minutes de pause pour vous régénérer (vous et votre cerveau).
  • Après 4 tomates, vous faites une pause de 15 à 30 minutes. Cette pause peut vous permettre de réaliser des activités certes professionnelles mais gourmandes en temps (restons dans le vocabulaire de la nourriture ! Après tout, en vous pliant à cette méthode d’organisation, vous nourrirez votre esprit non ?!) : traitement des mails, veille sur le net, animation des réseaux sociaux…
  • En fin de journée, la méthode préconise de faire une synthèse des tâches effectuées durant la journée : c’est bon pour l’ego, le moral et donc la motivation. Mais cela vous permet aussi d’ajuster vos priorités, de mieux définir vos tâches au fur et à mesure.

Il vous faut donc un minuteur, de la discipline et un cahier (pour la synthèse de fin de journée).

Ce que j’ai vécu…

Minuteur en forme de citron

25 minutes d’actions !

Très vite, je me suis prise au jeu. Certes, il faut s’astreindre à cette discipline mais on ne se transforme pas sans quelques efforts. Ceci dit, l’idée de la « carotte » (eh oui !), c’est-à-dire de la pause légitimement méritée au bout de 25 minutes a eu, sur moi, l’effet d’un booster.

Lors de la synthèse de fin de journée, je définis mes tâches pour le lendemain et les hiérarchise. Je commence ma journée donc ma journée en sachant ce que j’ai à faire et hop,  c’est parti pour 25 minutes, coupées de toutes distractions (mails, réseaux sociaux, voisins de bureau…). Personnellement, j’aime matérialiser cette « coupure au monde » en chaussant un casque sur mes oreilles (j’écoute principalement de la musique classique ou sans paroles, histoire de ne pas être happée par l’envie de chanter !).

Lorsque les premières 25 minutes sont passées, je me permets de lire mes mails. Là aussi, je priorise puisque je n’ai que 5 minutes à y consacrer : je traite les mails qui ne me demandent que très peu de temps. Les autres, je les classe et me les réserve pour ma grande pause de 30 minutes. Lors de ma deuxième petite pause, je me fais un café, etc.

 

Les + de la méthode Pomodoro :

  • Concrètement, cette contrainte de temps est plutôt facile à gérer. La méthode m’a obligée à définir clairement les tâches à effectuer et à les hiérarchiser : j’y vois plus clair sur le déroulement de ma journée, ce qui m’a nettement permis de réduire mon stress.
  • La méthode Pomodoro me permet de me concentrer sur l’essentiel dans un temps donné.
  • Elle booste ma motivation et réduit mes sources de procrastination.

Les – de la méthode Pomodoro :

  • Il peut être frustrant d’arrêter une fois les 25 minutes écoulées alors que la tâche que l’on a définie n’est pas terminée. Mais la règle est la règle et au final, elle nous contraint à mieux définir nos tomates !
  • La pression du temps (matérialisée par un minuteur) peut être stressante; surtout au début. Avec les temps et la pratique, on perçoit ces minutes comme une opportunité à saisir. Il faut s’accrocher !

Mes conseils pour réussir à être plus productif avec la méthode Pomodoro

Pour tenir cette discipline, voici quelques astuces :

  • Tout d’abord, il ne faut pas dépasser les 25 minutes dédiées à la réalisation d’une tomate. Si toutefois, votre tâche n’est pas terminée, il est peut-être nécessaire de découper vos tâches en sous-tâches ou de définir des tomates plus petites… La fameuse technique des petits pas pour arriver à son but !
  • Si, pendant ces 25 minutes, vous pensez à quelque chose qui ne soit pas directement liée à la tâche définie, inscrivez cette idée sur un carnet ou une to-do list (mettre à jour votre blog, inviter des collaborateurs à une réunion…) et revenez à votre activité première. Les idées que vous avez notées pourront être traitées durant vos pauses.
  • Si, toujours pendant ces 25 minutes, une personne, ou un coup de fil, vient vous interrompre, notez sa demande et indiquez à votre interlocuteur que vous la traiterez dans 30 minutes ou, mieux, dans 2 heures. Toutefois, si l’interruption dure plus que quelques secondes, faites une pause de 5 minutes et repartez pour un nouveau pomodoro de 25 minutes !
  • Il est donc nécessaire, si vous travaillez entouré de collègues, de prévenir ces derniers de la mise en route d’un pomodoro.

Concrètement, la méthode est efficace : aucune organisation ne naît sans une certaine discipline. Or, les périodes de 25 minutes ne sont pas non plus des marathons où l’on ne voit pas l’arrivée. 25 minutes, c’est à la fois suffisamment long pour traiter une tâche et suffisamment court pour s’y astreindre sans perdre sa motivation.

Surtout, n’oubliez pas de reporter, en fin de journée, la synthèse de vos tomates : vous serez fier de ce que vous avez accompli. Et ça, ça vaut tous les boosters du monde !

En synthèse, la méthode pomodoro permet :

  • d’évaluer sa charge de travail
  • de planifier sa charge de travail
  • de s’y mettre (eh oui) en coupant toute interruption potentielle de quelque nature qu’elle soit
  • travailler en fonction de son potentiel de concentration (25′). Minuteur mon ami…

En vidéo, la méthode pomodoro, ça donne ça (en anglais):

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