Comment faire une to-do list efficace ?

La to-do list ou liste de tâches à faire, est une méthode d’organisation simple qui vous permet de noter les choses à faire pour ne pas les oublier. Voici mes conseils d’office-manager pour faire un to-do list efficace.

Penser à aller chercher le panier de légumes mercredi soir, noter qu’il n’y a plus de dentifrice dans le placard, envoyer ce dossier avant de partir en vacances ou payer la facture d’eau, … autant de tâches à ne pas zapper, sinon gare aux conséquences ! Je ne vous apprends rien : vous n’avez pas de supers pouvoirs et ne pouvez pas penser à tout, tout le temps ! Il est donc grand temps de faire une to-do list efficace pour vous libérer la tête et vous rassurer.

Pourquoi faire une to-do list est important

La to-do list sert avant tout d’aide-mémoire. Elle permet d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Ainsi, adieu procrastination et bonjour satisfaction !

Les 5 erreurs courantes des to-do-list ou pourquoi ça ne marche pas

Les ronchonnages et complaintes, je les connais (croyez-moi en formation ou sur le terrain, j’en ai une belle collection!) : « De toutes façons, ça ne marche pas », « Ça me démoralise plus que ça ne me motive », « La liste ne finit jamais », etc…

La plupart du temps, les to-do-list ne fonctionnent pas pour les raisons suivantes :

  1. il s’agit d’un « stock de tâches à faire » et non d’une to do list. Le stock de tâche, c’est parfait effectivement pour noter tout ce que vous avez à faire, avoir un aperçu complet de tout ce qui vous attend et avez envie d’entreprendre. La to-do-list, c’est l’étape suivante : piocher dans le stock de tâches pour savoir qu’est-ce que vous allez faire quand (à lier à votre précieux agenda).
  2. c’est une liste de bonnes intentions et non d’objectifs = « il faudrait que » au lieu de « voilà ce que je m’engage à faire »,
  3. il manque un verbe d’action ! Comme son nom l’indique, il s’agit de « TO DO = FAIRE » donc passez à l’action,
  4. il n’y a pas d’échéance. Si vous ne définissez pas de date de fin, vous aurez du mal à barrer la tâche sur votre liste.
  5. la to-do-list n’est pas structurée mais s’allonge indéfiniment au gré des idées.

Lorsque vous vous sentez dépassé(e) par le nombre de tâches à accomplir et que vous ne parvenez plus à vous fixer de priorités, la to-do list vous aide à gérer ce stress qui vous occupe inutilement la tête.

Elle permet de :

  • Visualiser l’ensemble de votre charge de travail
  • Ne pas oublier les échéances importantes
  • Vous concentrer sur les tâches les plus importantes (pas toujours urgentes !)
  • Mieux gérer votre temps et évacuer ce sentiment d’être débordé(e)

 Comment s’organiser pour faire une to-do list efficace ?

  1. Soyez réaliste

    Sur votre stock de tâches, notez une estimation du temps envisagé pour accomplir la tâche. En consultant votre agenda et les conditions requises pour pouvoir atteindre votre objectif, définissez quand vous pourrez la réaliser. Si la tâche est trop importante, divisez-là en sous-tâches qui vous donneront un plan d’actions(encore) pour y parvenir. La technique des petits-pasdans un délai et des conditions réalistes (contre exemple : mettre en albums toutes les photos en vrac depuis 5 ans dans un tiroir en un seul week-end… avec 2 enfants en bas âge à charge : IRREALISTE !).

  2. Structurez votre stock de tâches 

    Lorsque vous vous videz la tête de toutes les idées qui vous empêchent de vous concentrer, aillez une trame prête pour les regrouper. Par exemple : Coup de fil à donner / Mail à envoyer / A racheter / A rendre / Film à voir / Vin à goûter… ainsi au moment de passer à l’action (on se fait un film ce soir ?) vous saurez aller droit au but sans perdre de temps.

  3. Définissez vos priorités

    Ne reportez pas à plus tard ce qui est important pour vous. Trouvez une place dans votre agenda et votre to-do-list pour faire avancer ce projet (même un tout petit peu). Restez maître de votre temps. Faites la différence entre les tâches urgentes (pour qui ?) et les tâches importantes,cela vous permet d’avoir le sentiment d’avancer sans frustration.

  4. Fixez-vous des échéance

    Qu’est-ce que je fais demain ? Qu’est-ce que je fais cette semaine ?… Piochez dans votre stock et listez les 5 à 7 tâches par jour à effectuer en variant les durées et difficultés.

  5. Planifiez le soir pour le lendemain et le vendredi pour la semaine suivante

    Cela vous permettra de faire un bilan de votre journée le soir venu, de passer une bonne soirée, l’esprit serein et d’attaquer directement le lendemain matin… à l’heure tranquille où tout le monde s’occupe de ses mails.

  6. Laissez du temps pour l’imprévu

    Votre journée de travail = 7 heures ? Ne planifiez que 40% à 60% de votre temps (selon votre poste); le reste sera rempli par les routines et les imprévus. Je vous entends dire « Ah ben non! » et je vous réponds « Ah ben si. C’est purement statistique. Inutile de surcharger de tâches vos journées, ça ne rentrera pas. Acceptez cela ».

 

Vous atteignez votre quota de tâches ? Bravo ! La journée a été calme et il vous reste du temps ? Votre stock de tâches regorge de bonnes idées pour avancer… avec encore plus de motivation !

Une interrogation sur le support à utiliser pour vos to-do lists ?

Et vous, votre to-do list efficace ? Vous arrivez à vous y tenir ? Qu’est-ce qui fait que ça marche ? Partagez vos astuces.

 

Par | 2018-02-20T10:46:54+00:00 11 octobre 2014|Outils d'organisation, S'organiser au travail|4 Commentaires