Organiser ses to-do listes
Pour éviter la procrastination, réduire le stress, atteindre ses objectifs… , pas de doute, les to-do listes représentent un outil d’organisation terriblement efficace ! Si j’ai déjà abordé les façons de rendre une to-do list efficace, je reviens ici sur cette question pour structurer vos tâches dans le temps et selon l’importance de la tâche à accomplir.
Pourquoi faire des listes ?
Ecrire ce que l’on a à faire, c’est fixer les objectifs que l’on a à atteindre et clarifier ses priorités, les inscrire noir sur blanc (lire l’article sur Les bienfaits de l’écriture dans l’organisation personnelle). Mais c’est aussi se libérer l’esprit pour être totalement concentré sur ce que l’on fait (une tâche à la fois, souvenez-vous !). Sans y paraître, on gagne déjà en efficacité. Et, cerise sur le gâteau, grâce aux listes, on peut se réjouir des tâches effectuées en les rayant au fur et à mesure de leur accomplissement… on a vraiment l’impression d’avancer (= gratitude !).
Outil par excellence d’organisation, la to-do liste n’est cependant efficace que si elle est, elle-même, organisée. Attention, toutefois à ne pas imaginer de choses trop complexes car vous risquez de passer plus de temps à la créer qu’à réaliser les tâches à accomplir !
3 types de to-do listes
Le gros piège des to-do list, c’est de tout y mélanger et de se sentir découragé car rien n’avance (je vois que vous me suivez !).
De manière générale (et comme base de départ), on peut considérer qu’il existe trois types de to-do listes à établir en fonction des tâches à accomplir :
– la liste des projets à long terme,
– celle des tâches hebdomadaires,
– et enfin, celle des tâches quotidiennes,
– ET le STOCK de tâches.
Pour organiser vos tâches de façon à n’en oublier aucune, vous pouvez choisir un support différent pour chaque tâche : outil électronique, simple cahier, bullet journal…
Le Stock de tâches
Je commence par le dernier de la liste car il s’agit ici de noter « en vrac » toutes les tâches qui vous passent par la tête afin de ne pas oublier de les planifier. Le stock de tâches = votre 2e tête. Vous y plongerez pour constituer vos to-do listes !
La to-do list des projets à long terme
Dans toute chose, l’endurance, la régularité est sans doute le point le plus difficile à tenir… Comment atteindre un objectif sur le long terme ? En le découpant en sous-tâches que vous intégrez à votre to-do list quotidienne. Une fois la sous-tâche accomplie, marquez-la comme faite. Vous vous rapprocherez ainsi un peu plus de votre but final.
Plus elle sera jolie, plus vous aurez envie de la tenir votre to-do list ! Alors n’hésitez pas à trouver un ligne un moèdle gratuit qui vous plait !
La to-do list des objectifs hebdomadaires
Le vendredi, sur un tableau ou une feuille vierge, je note les tâches qui doivent être faites dans la semaine suivante. Ce sont mes priorités et je m’engage à les tenir ! Point trop n’en faut évidemment, soyez réaliste en laissant un peu de place à l’imprévu et en fonction de votre agenda (réunions, déplacements, RDV, échéances…).
Je les reventile ensuite au fur et à mesure, chaque soir, dans ma liste des tâches quotidiennes pour le lendemain.
Les tâches quotidiennes
Point trop ! Aussi ambitieux sommes-nous, il est contre-productif d’inscrire trop de tâches à réaliser dans sa journée : cela risque d’une part, de nous décourager mais aussi, d’accentuer l’insatisfaction lorsque, le soir, nous nous apercevons que tout n’a pas été fait…
> 3 à 5 tâches par jour en fonction de la difficulté et de la durée en alternant les types de tâches (rédaction, coup de fil, classement…)
Méthodologie de suivi de mes to-do list
- Je profite du vendredi pour faire le point (objectif atteint ? tâche reportée ? pourquoi ?) et planifier la semaine suivante.
- Je fais chaque soir point de ma to-do list du jour et planifie celle du lendemain. Je sais ainsi par quoi commencer chaque matin (là où je suis le plus efficace !).
Des outils pour vous aider à constituer vos to-do listes
Des to-do list papiers ou électroniques ? Tout dépend de chacun évidemment. Planner sous Office 365, Evernote, Trello, Commit … les outils et applis ont explosé depuis cet article (2014), comme quoi l’organisation reste plus que jamais sujet d’actualité !
Mode action
Quelle que soit votre méthode d’organisation, il est nécessaire de rester simple, d’aller à l’essentiel et d’être réaliste. Il faut découper les grosses tâches en sous-tâches pour ne pas se décourager face à un objectif complexe. Le découper, y réfléchir, c’est déjà avancer !
Enfin, vous aurez beau faire toutes les plus jolies et sophistiquées to-do listes de la planète, si vous ne passez pas en mode ACTION, ça ne changera pas grand chose ! Vous procrastinerez parfaitement bien…
David ALLEN, l’a bien identifié dans sa méthode d’organisation personnelle Getting Things Done (GTD), « Quelle est la prochaine action ? ». Agir c’est avancer, à vous de jouer !
