4 étapes pour se créer et garder un bureau bien rangé

Un bureau sans superflu, bien organisé et personnalisé… et voilà votre efficacité au top ! (Si vous ne me croyez pas, les résultats d’une étude « officielle » ici)

Impossible me direz-vous d’obtenir le résultat de la photo ? A motivation rien d’impossible vous répondrais-je (j’en parlais déjà ici de la fameuse motivation indispensable). Voici donc en 4 étapes, un chemin (car vous en trouverez surement d’autres) à suivre pour vous créer un espace de travail propice à l’efficacité et le garder opérationnel sur la durée.

1. IDENTIFIER

Placez-vous devant votre bureau et identifiez tout ce dont vous vous servez tous les jours. Vous devriez logiquement référencer à peu près : votre ordinateur (avec tous ses périphériques), téléphone(s), 2 ou 3 crayons, votre agenda, votre boîte d’entrée et éventuellement une tasse à café et/ou bouteille d’eau. Selon votre profession, vous aurez peut-être les dossiers en cours du moment, une agrafeuse ou tout autre chose !

> Une fois identifiés ces éléments, ôtez tout le reste de votre bureau et admirez : vous avez sous les yeux le strict nécessaire, c’est à dire tout ce qu’il vous faut pour bien bosser ! Répartissez ces éléments de manière fonctionnelle sur votre espace de travail (en fonction des branchements des câbles, de si vous êtes gaucher ou droitier, etc…). L’essentiel est d’avoir à portée de main ce qui vous sert quotidiennement, voilà la clé : moins vous ferez de mouvement, plus pratique sera votre espace.

2. TRIER

Logiquement, après cette première étape, vous devez avoir à côté de votre bureau un tas avec tout ce qui n’avez pas à être là, c’est à ce tas que nous nous attaquons maintenant : allez hop, on trie :

  • ce qui est cassé, abimé : poubelle, pas d’état d’âme, vous ne vous en servez pas de toutes façons,
  • ce qui n’a pas n’a pas servi depuis « belles lurettes » : poubelle, don ou rangement à sa juste place
  • ce qui est en doublon (voir plus) : à remiser dans le placard à fournitures, vous saurez où le trouver quand vous en aurez réellement besoin et d’ici-là, votre collègue l’aura peut-être utilisé ce qui évitera un rachat et de l’encombrement inutiles.
  • ce qui vous sert régulièrement, mais pas quotidiennement (ex : les trombones, cartes de visite, scotch…) : rangez-les à proximité en minimisant les mouvements. Dans un tiroir par exemple (oui, oui, celui qui déborde des bricoles inutiles, là aussi on trie en reprenant l’étape 2 au début, c’est le principe des vases communicants … et de la poubelle qui se remplit!) ou des porte-revues, très pratiques aussi pour les dossiers.

> En synthèse pensez mouvement : moins vous faîtes de mouvement, plus c’est facile à ranger… DONC vous rangerez plus vite.

3. S’ÉQUIPER

Un exemple concret du penser mouvement : ranger une feuille dans un classeur si vous devez la mettre dans une sous chemise ou la perforer avant, ça fait beaucoup de mouvements… surtout si le classeur se trouve dans une armoire fermée à l’autre bout de la pièce. Il est essentiel donc de s’équiper de manière intelligente. Stop la récup’, j’investis dans de l’outillage performant et adapté : porte-revues, bannettes, chemises… je pense simplicité et nombre de mouvements pour en faire le moins possible ! Oui, je pense « fainéant » pour ranger efficacement.

L’équipement ne vous dispensera pas, bien sûr, d’un bon plan de classement (simple, fiable, à jour) que vous aurez défini avant vos achats… réfléchir avant d’agir, vous connaissez.

4. FAIRE DURER LE RANGEMENT

C’est le nerf de la guerre ! Et là, pas de miracle, on se créé une nouvelle routine : ranger son bureau chaque soir avant de partir et s’y tenir. La fameuse motivation dont je vous parlais plus haut ! Alors pour être claire et concise, voici 3 bonnes raisons de ranger chaque soir son bureau :

  1. je pars l’esprit tranquille, tout est en ordre : tout bon pour passer une bonne soirée,
  2. je suis d’attaque pour commencer ma journée : je ne vais pas perdre de temps sur des futilités et vais pouvoir m’attaquer à ma priorité du jour, vive l’efficacité !
  3. je ne perds pas de temps à chercher : j’ai ce dont j’ai besoin et je sais où trouver le reste.

Vous voilà prêts pour vous attaquer à votre bureau. Il vous suffit maintenant de PRENDRE LE TEMPS  pour attaquer ce chantier, histoire de GAGNER DU TEMPS par la suite car pour information, on perd une heure par jour et par personne en entreprise à « chercher » (un document, un outil, une info, un collègue…) soit 6 semaines par an.

A vos bureaux, prêts ? PARTEZ !