11 conseils pour ne plus vous laisser déborder par vos courriers, mails, papiers…

Pour ne plus avoir le sentiment d’être noyé avant même d’avoir commencé, voici 11 conseils pratiques pour ne gérer sereinement mails, courriers et paperasse en tout genre :

  1. J’ouvre le courrier papier à côté d’une poubelle et j’y jette tout ce qui est inutile : cela paraît tout simple mais combien de fois vous êtes vous retrouvé(e) avec une pile de pub qui reste sur place « en attendant »…
  2. Je décide IMMEDIATEMENT ce que je vais faire du courrier, papier comme électronique : je prends une décision pour ne pas avoir à revenir dessus (=une perte de temps). J’ai 4 options, pas plus : je jette, je classe, je traite de suite ou je planifie. Il faut moins de 15 secondes pour décider alors j’agis pour ne pas procrastiner.
  3. Je traite au fur et à mesure : un peu tous les jours passe beaucoup mieux qu’une grosse fois par semaine/mois. Je prends donc 15 minutes par jour minimum pour traiter et classer les courriers et mails (au bureau, en début d’après-midi – à la maison, le soir). Ca n’est qu’une question d’habitude et cela m’évite de bloquer mon agenda ou de me sentir dépassé(e).
  4. Je me créé  des rappels : je note dans mon agenda, papier ou électronique, les rappels pour envoi des règlements de factures par exemple, j’évite ainsi les majorations.
  5. Je me créé un plan de classement efficace : l’objectif est de savoir donner une place à chaque nouvel élément entrant et savoir où le retrouver. Je n’hésite pas à faire un classement très détaillé. La rubrique « Divers » est à bannir.
  6. J’utilise les bons outils pour le rangement et le classement : les meilleurs ? Ceux qui demandent le moins de gestes !  Moins j’en fais, plus vite je range… Je garde à portée de main sur mon bureau ce qui me sert quotidiennement. A proximité (tiroir par exemple), ce qui me sert régulièrement et plus loin les utilisations ponctuelles (armoire).
  7. Je ne consulte ma messagerie que 2 fois par jour : en fin de matinée et en fin de journée, idéalement. J’évite ainsi les interruptions et suis plus efficace. Quand je l’ouvre, je m’y mets à 100%.
  8. Je fais le tri régulièrement : je jette, range ou donne tout ce que je n’utilise pas (fournitures par exemple) ou tout ce qui est obsolète (information sur une réunion dépassée, plaquette publicitaire inutile, compte-rendu de réunion…). Le grand ménage physique fait aussi de la clarté dans l’esprit.
  9. Je range tous les soirs : en fin de journée, je range tout ce qui traine dans mon bureau ainsi en démarrant la journée du lendemain, je suis motivée, pleine d’énergie positive.
  10. Je finis ce que j’ai commencé : Une chose à la fois et je termine ce que j’ai commencé. Le dossier X, la demande de prise en charge à la CAF ou la SECU, le compte-rendu de réunion… je boucle et suis tranquille. Je passe à autre chose (j’élimine du mon bureau, ma boîte mail et ma TO DO LIST).
  11. Rangée de classeurs bleusJe fais appel à une aide extérieure : Reconnaître ses limites est force de maturité, non un aveu d’incompétence ( !). Superwoman n’existe pas, rappelons-le. L’assistance administrative existe pour les professionnels et les particuliers, pour une aide ponctuelle ou sur la durée. Professionnels, ces intervenants ont une obligation de discrétion, c’est une relation de confiance qui s’instaure.

Ces conseils ont été publiés dans le magazine Vie Pratique Féminin de février 2012.

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