Organiser un « clean day » en entreprise

Qui dit printemps, dit renouveau. Pour s’harmoniser avec la nature qui renaît, une fois par an, il est bon d’organiser un « clean day » en entreprise. On permet ainsi à notre bureau de retrouver son énergie positive en le désencombrant et en le réorganisant. Voici quelques astuces pour faire rimer ce rituel avec efficacité, organisation et… plaisir (si, si !).

L’objectif de cette journée annuelle de ménage est simple : évacuer tout ce qui est obsolète et archiver tout ce qui doit être conservé. En gros, libérer des m² et des Go.

Selon la taille de l’entreprise, cette opération demandera plus ou moins de logistique, néanmoins les étapes restent les mêmes

1. Planifier le clean day

Organiser un clean day en entreprise demande de la préparation à plusieurs niveaux :

  • dresser une liste claire des éléments à conserver (cf les durées légales de conservation des documents en entreprise) selon les métiers dans l’entreprise,
  • établir une méthodologie d’archivage (si ce n’est pas déjà fait) pour les éléments à conserver : aussi bien papiers que numériques (dossiers, mails, outils collaboratifs…),
  • impliquer toute l’équipe lors d’une réunion pour leur exposer la démarche, donner les consignes et expliquer le déroulement de la journée (= off boulot, sans ordi ni téléphone). Profitez-en pour échanger sur les propositions de réaménagement de bureau, c’est une bonne façon de s’approprier son espace de travail,
  • dresser la liste du matériel nécessaire : sacs recyclage, sacs poubelle, destructeur de document, cartons, diable ou planche à roulettes, boîtes d’archives, étiquettes… + matériel de ménage,
  • si c’est un gros nettoyage ou un pré-déménagement vous pourrez aussi avoir besoin : de collecteurs sécurisés fermant à clé pour les documents confidentiels, de trouver un prestataire pour la destruction de document ou l’évacuation de matériel en bon état comme les ordinateurs, le mobilier de bureau (type recyclerie ou association caritative), …

La réussite de votre opération « Clean Day » dépend vraiment de la préparation de cet événement et de l’implication de chacun. L’idéal, bien sûr, est d’avoir une personne en charge de ce projet en interne mais vous pouvez aussi solliciter OrganiZen pour cette mission de « ménage de printemps » en entreprise.

2. Le jour J : Clean Day, c’est parti !

Opération convivialité

Vous l’avez compris, cette journée est « à part ». Une belle occasion d’en faire un événement sympathique en commençant par un accueil autour d’un petit déjeuner pour se mettre en route tous ensemble. Quand je vous le dis, que c’est une journée plaisir !

Trier, jeter, ranger : de la méthode !

Passé la convivialité, au boulot ! C’est le moment ou jamais pour chacun de faire le vide :

  • tout doit y passer : de gauche à droite, de bas en haut, piles, étagères, armoires, dossiers, tiroirs, pot à crayons… l’intégralité du bureau !
  • jetez ce qui ne sert plus (soyez objectif !) ou est cassé. Évacuez !
  • regroupez les doublons (voir plus) pour n’en garder qu’un : combien de stylos, agrafeuses, blocs… retrouverez-vous ? Une belle occasion de reconstituer un stock de fournitures pour tout le monde.
  • archivez ce qui doit l’être. Évacuez les boîtes d’archives pleines et stockez les éléments numériques en archives. C’est une opération minutieuse, parfois fastidieuse, mais tellement « allégeante ». Une belle façon de tourner des pages pour se projeter vers autre chose.

Un doute, à garder ou pas ? Reportez-vous aux documents qui ont été remis ou sollicitez la personne en charge du clean day, elle saura vous éclairer pour ne pas commettre d’impaire.

Cartons de déménagementMénage en profondeur

Tout est libéré ? Avant de tout remettre en place, profitez-en pour faire un bon coup de ménage. Commencez par aérer ! Pour gagner en efficacité, nettoyez avec méthode : du haut vers le bas ! Plafonds, luminaires, murs, étagères, radiateurs, bureaux, sièges, plinthes, sols… tout y passe et en profondeur : jusqu’au fond des tiroirs et des armoires !

 

Réaménagement plaisir

La journée est bien avancée et l’équipe est presque au bout… la fatigue se fait sentir mais le regain d’énergie arrive, avec la satisfaction de se réinstaller un « nouveau » poste de travail !

Profitez de l’occasion pour le rendre plus épuré et ergonomique, rationaliser vos mouvements et faciliter l’accès à vos documents. C’est la clé du gain de temps assuré au quotidien !…

Bureaux partagés ? Repensez-les ensemble : changez la disposition ou la déco, installez des nouveaux luminaires… bref, faîtes-vous plaisir pour vous y sentir bien. Vous n’en serez que plus efficace !

 

3. Fin : auto congratulation

Pour finir en beauté la journée, rassemblez les troupes pour une auto-congratulation générale ! Annoncez les chiffres : nombre de sacs poubelle évacués, nombre de Go libérés, nombre de boîtes d’archive stockées… c’est une bonne façon de « mesurer » le travail collectif.

Et pour les bureaux ? Les photos avant / après sont toujours très efficaces !

 

Cette journée « Coup de poing » qu’est le Clean Day est souvent laborieuse à organiser la 1e fois (il y a toujours mieux à faire!). Il vous faudra savoir convaincre et fédérer les équipes autour de cette nouvelle pratique qui n’est que bénéfique pour tous. C’est une façon symbolique forte d’avancer ensemble vers autre chose !

Par | 2018-03-26T10:18:15+00:00 26 mars 2018|Aménager son espace de travail, Désencombrer - Ranger|0 commentaire

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