12 astuces pratiques pour limiter les interruptions

Comme 86% des français vous voulez être plus efficace au travail ? Difficile de se concentrer sur une tâche à la fois lorsque le téléphone ne cesse de sonner, que votre boîte mail vous alerte à chaque nouveau message ou que votre collègue vous sollicite toutes les dix minutes !

Pour mieux gérer votre temps au quotidien et travailler plus sereinement, je vous livre 12 astuces pour limiter les interruptions intempestives.

Mes 12 astuces pratiques pour limiter les interruptions

  1. Freinez les ardeurs de vos collègues : si vos collègues de travail ont pris l’habitude de vous solliciter pour un oui ou pour un non, alors … il faut que les choses évoluent ! Invitez-les à réfléchir sur l’urgence de la demande, et si elle peut attendre, proposez de voir cela à la pause déjeuner, par exemple. N’oubliez pas de vous exprimer avec assertivité pour exprimer votre demande positivement!
  2. Fixez des rendez-vous : vous gérez plusieurs dossiers à la fois ? Fixez un RDV et disciplinez votre entourage pour éviter que l’on ne vienne vous en parler à tout moment de la journée. Fixez-vous aussi des RDV pour traiter vos dossiers : barrez une plage horaire dans votre agenda, vous vous y mettrez plus facilement (et si votre agenda est partagé, vos collègues vous verront « en rendez-vous »)
  3. Cycle d'efficacité sur une heure

    Protégez vos 45 minutes d’efficacité en limitant les interruptions

    Branchez votre téléphone sur messagerie : faites le choix d’éteindre votre téléphone pour pouvoir vous concentrer. Si c’est vraiment important, votre interlocuteur, vous laissera un message et vous rappellerez lorsque vous serez vraiment disponible.

  4. Régulez l’utilisation d’Internet : comme je l’évoquais dans l’article 12 réflexes pour faire la peau aux voleurs de temps, les réseaux sociaux et autres vidéos en ligne, contribuent à votre inefficacité et vous empêchent de vous concentrer pleinement sur votre travail (ah la procrastination…). Choisissez plutôt votre moment pour cela : la pause déjeuner, par exemple ?
  5. Utilisez des notes : proposez à vos collègues de stipuler leur demande par écrit plutôt qu’à oral. Une fois écrite, 9 personnes sur 10 se rendent compte que leur sollicitation peut bien attendre cinq minutes, deux heures ou même une journée. Le degré d’urgence diffère selon le point de vue… il va falloir trancher.
  6. Désactivez l’alerte qui annonce la réception d’un mail : si vous travaillez sur ordinateur, pensez à désactiver l’alarme de votre boîte de réception ! Une urgence n’arrive jamais par mail de toutes façons et vous avez déjà bien à faire dans votre journée (où en est votre to-do list du jour?)
  7. Consultez vos mails 2 fois / jour seulement : décidez du meilleur moment pour consulter vos mails, pour éviter d’y aller toutes les 5 minutes. Consulter ses mails est une activité très chronophage  … concentrez-vous plutôt sur vos priorités !
  8. Modifiez vos horaires de travail : Si vous le pouvez, prenez l’habitude de venir travailler le matin de bonne heure pour réaliser vos missions importantes qui demandent plus d’ attention (eh oui, on est plus productif le matin!). Ainsi, vous aurez l’esprit frais, serez beaucoup plus productive et … moins dérangée par vos collègues.
  9. Fermez la porte de votre bureau : si vous ne souhaitez pas être dérangée, faites-le savoir ! Si vous fermez la porte de votre bureau à heures fixes, vos collègues (ou votre famille) comprendront qu’il ne faut pas vous déranger entre 9h et 11h30, par exemple.
  10. Apprenez à dire non : le refus, si compliqué à exprimer pour certaines, est une des clés d’une bonne organisation personnelle. Pour atteindre vos objectifs et ne pas vous laisser envahir par les sollicitations de votre entourage, vous devez connaître vos limites … Pour savoir dire non, la méthode DESC vous aidera à être plus à l’aise face à vos interlocuteurs.
  11. Adaptez vos missions aux horaires : vous avez l’habitude d’être dérangée entre 14 h et 16 h  ? C’est systématique ? Ne prévoyez pas d’ouvrir un dossier épineux pendant cette tranche horaire, et optez plutôt pour un travail qui demande moins de temps.
  12. Isolez-vous si besoin : si vous ne parvenez pas à rester concentrée et venir à bout de ce travail, isolez-vous ! Dites à votre responsable que vous partez travailler sur tel dossier pour la matinée, au calme (salle de réunion annexe, bureau vide de votre collègue parti en vacances, …).

A la maison ou au bureau, restez maître de votre temps. C’est à vous de décider ce que vous ferez de votre journée, ne laissez pas l’imprévu remplir vos précieuses heures. Aller, mettez en place ces 12 astuces pour limiter les interruptions au travail et voyez le résultat …

Et vous, quelles sont vos astuces pour ne pas vous laisser distraire et limiter les interruptions ?

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