12 réflexes pour faire la peau aux voleurs de temps

Que de voleurs de temps (si précieux) chaque jour : réunions à rallonge, coups de fil superflus, visites impromptues, gestion de plusieurs dossiers à la fois, … Si vous ne savez plus où donner de la tête et pensez souvent en fin de journée qu’une heure supplémentaire (voire plus !) ne serait pas de trop, quelques conseils bien précieux pour mieux gérer votre temps.

1. Écrivez, notez, faites des to-do list !

Hiérarchiser l’info c’est bien … la formaliser, c’est encore mieux ! La to-do list vous permet de  travailler au fur et à mesure en vous concentrant sur un objectif à la fois. Vous éviterez de passer du temps sur des projets inappropriés, et resterez concentré(e) sur les tâches les plus importantes. Listez les choses à faire par ordre de priorités selon la matrice Einsenhower évoquée dans l’article « Comment la recherche de la perfection vous fait procrastiner »

Efficacité au travail

Infographie : bit.ly/1ofXyPR

2. Aménagez votre espace de travail

Dites non au désordre ! Trier, désencombrer, rangez vos documentsRanger votre bureau vous permettra d’y voir plus clair et de ne pas perdre de temps à rechercher tel ou tel document. Si vous êtes anti-papier, optez pour le stockage en ligne… qu’il faudra quand même organiser, même si vous ne le voyez pas.

3. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois

Si vous pensez être plus efficace à répondre au téléphone tout en écrivant vos mails et rendez-vous … vous vous trompez ! L’éparpillement est synonyme d’ inefficacité … et oui !  Gérez votre temps, fixez-vous des délais et tenez-lesSe concentrer sur une seule tâche vous permet d’avancer beaucoup plus rapidement, d’économiser votre énergie et d’être satisfait d’avoir « fini » en fin de journée.

4. Ne cherchez pas à tout gérer : déléguez !

Souvent, le manque de temps est lié à l’incapacité à déléguer certaines tâches. S’organiser, déléguer, peut vous faire gagner un temps précieux. Acceptez le fait que l’on ne peut pas faire tout(e) seul(e) et faites confiance à votre entourage : expliquez ce que vous attendez avec précision, méthode et … motivez, encouragez ! Vous verrez, vous gagnerez un temps fou !

5. Évitez les interruptions et dispersions, isolez-vous si besoin 

  • Branchez le téléphone sur messagerie : Pour ne pas être dérangé(e) par des coups de fil à rallonge, un conseil : éteignez votre téléphone. Au bureau, utilisez votre portable personnel comme une boîte vocale : si c’est important, votre interlocuteur vous laissera un message !
  • Consultez vos mails 3 fois / jour maximum : Comme je vous le disais dans ce précédent article, aller voir sa messagerie toutes les 5 mn est une activité très chronophage. Décidez plutôt du moment pour les consulter : soit le matin, en fin d’après-midi ou dans la soirée.
  • Régulez l’utilisation d’ Internet : Réseaux sociaux, surf, vidéos, … autant de freins à votre concentration et votre efficacité. Les réseaux sociaux : pourquoi pas MAIS pendant la pause déjeuner, c’est meilleur pour votre productivité.

6. Anticipez les imprévus

Réunion de travail qui s’ éternise, voiture en panne, enfant malade … autant de situations imprévues que nous pouvons tout de même anticiper. Fixez-vous une marge de manœuvre, au cas où. Prévoyez 20 à 30 % de temps imparti supplémentaire, à chacune de vos tâches pour avoir l’esprit tranquille.

7. Investissez dans du bon matériel

Une imprimante qui refuse de fonctionner, un ordinateur qui plante régulièrement, une mauvaise connexion internet, une voiture capricieuse… que de temps perdu ! A faire parfois avec l’existant ou les bout de ficelle pour ne pas trop dépenser, on y perd quand même en temps et en énergie positive ! Identifiez où « investir » pour atteindre vos objectifs.

8. Organisez votre messagerie

Créer des dossiers peut vous faire gagner beaucoup de temps. Créez des répertoires, regroupez-les par thématiques, en fonction des projets en cours, tout en les triant par ordre d’importance. « Prospection », « propositions de contrats », … autant de possibilités à personnaliser en fonction de votre activité.

9. Prendre du temps pour mieux en gagner

Faites des pauses ! Votre cerveau vous remerciera … 10 minutes en moyenne entre 2 activités sont essentielles pour garder un bon rythme de travail. N’hésitez donc pas à prendre un café, discuter avec vos collègues, faire quelques pas. En bref, accordez-vous un temps de pause sans culpabiliser, vous gagnerez en productivité.

10. Apprenez à dire NON aux sollicitations

Votre planning est organisé au millimètre près pour la journée, quand un collègue vient vous demander de l’aide sur son travail. Vous acceptez de lui rendre service mais attention … si vous acceptez systématiquement, vous pouvez vite devenir la cible de toutes les demandes. Apprenez à dire NON aux sollicitations extérieures, avec diplomatie : dites simplement que vous avez, vous aussi, un dossier urgent à finir.

11. (Un peu) moins procrastiner

Vous connaissez par cœur la procrastinationce mécanisme vicieux qui pousse à remettre à plus tard ce qui peut être traité immédiatement, non ? Lorsque les tâches s’accumulent, le travail nous paraît évidemment insurmontable le jour où l’on décide de s’y mettre ! La loi de Laborit nous montre que nous allons naturellement vers ce qui nous fait plaisir. Étonnant, non ?

12. Objectif atteint ?

Alors, offrez-vous une récompense (la pause du 9.) et repartez plus motivé(e) que jamais !

 

Mon conseil ++:  attaquez-vous aux tâches les plus difficiles, celles qui vous ennuient, que vous n’avez pas envie de faire … en début de journée. Comme ça, c’est fait !
Commencez la journée par ça ! Débutez par le plus pénible est un réflexe, une habitude qui fait croître votre efficacité.

Et vous, quels sont vos conseils pour gagner du temps, sans vous laisser disperser ?

Par | 2018-03-12T09:38:58+00:00 8 octobre 2014|Mieux gérer son temps|1 Comment

Un commentaire

  1. Marina 8 octobre 2014 à 18:23 - Répondre

    Plein de bonnes idées merci ! J’avoue que j’ai du mal avec le 9, mais cela nuit à mon efficacité. Ma récompense préférée ? Un expresso. D’ailleurs je songe à planquer des paquets de douceur à grignoter au bureau (mais c’est risqué pour ma ligne 😉 )

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