6 astuces pour gagner du temps dans la gestion des mails

A moult reprises, il m’a été suggéré d’écrire un article sur la gestion de la boîte mail (saturée bien sûr) qui est l’objet d’une de mes formations. Je n’en avais jamais pris le temps et la lecture de l’article de Clé de novembre « Slow Life pratique : apprendre à gérer ses mails », remet le focus sur la problématique de gestion de la boîte mail et me lance dans la rédaction de cet article.

Ouverture avec les données chiffrées de l’article (attention ça fait peur !) :

56% des utilisateurs du mail consacrent chaque jour 2H à leur messagerie électronique 75% des salariés français déclarent interrompre une tâche en cours pour consulter leurs mails 38% des salariés reçoivent plus de 100 mails par jour. Ils consultent leur messagerie toutes les heures. Certains avouent s’y connecter toutes les 5 minutes. Une meilleure gestion des mails permettrait d’économiser 1 mois de travail par an et par salarié.

 

Vous en conviendrez, ces chiffres sont totalement délirants (adieu efficacité !) et pourtant vous vous y êtes surement reconnus…

Pour être honnête, je suis ravie d’avoir des statistiques officielles de ce que je ressens chaque jour auprès de mes clients, le « stress du mail » est (malheureusement) incroyable en entreprise aujourd’hui.

Voici donc quelques astuces clés pour mieux gérer votre boîte mail. Vous les connaissez certainement déjà, maintenant il va falloir renoncer à vos habitudes pour y arriver… on parle bien de changement d’habitudes, oui, oui ! Allez un effort :

  1. Consulter votre boîte mail 2 à 3 fois par jour seulement  : fixez vous un horaire (fin de matinée et fin de journée par exemple) et fermez votre messagerie le reste du temps. Je vous déconseille l’ouverture en début de journée, trop de risque de vous laisser entraîner par le traitement des mails et de ne pas attaquer votre vrai travail du jour.
  2. Désactivez tout signal d’arrivée d’un nouveau mail
  3. Ayez bien conscience que les urgences n’arrivent pas par mail alors coupez sans appréhension, ni culpabilité. Le téléphone sonnera toujours pour les ennuis… Et pour confortez cette pratique, sachez que seuls 5% de vos interlocuteurs attendent une réponse dans les 5 minutes.
  4. S’il n’existe pas des charte de bon usage du mail dans votre société (oui, cela existe), expliquez clairement votre position sur votre pratique du mail.  J’ai vu certaines personnes mettre des réponses automatiques indiquant à quelles heures elles traitaient leur messagerie par souci d’efficacité. Croyez-moi, votre travail et votre compétence n’en seront que valorisés, voir même reconnus.
  5. Vous pouvez aussi appliquer le truc de la méthode GTD qui dit que :
    – tout mail demandant un temps de traitement inférieur à 2 minutes doit être traité immédiatement (sinon ce serait encore plus long d’y revenir plus tard). Bien sûr, cela au moment de la journée où vous vous attaquez à votre boîte (cf 1.)
    – ne passez pas au mail suivant sans avoir traité le 1er. Inutile de ressasser constamment ce que vous auriez à faire, faîtes-le (ou planifiez-le si cela vous demande beaucoup de temps).
    – objectif 0 mail dans la boîte d’entrée à la fin de votre temps de traitement.
  6. Et pour éviter la saturation des boîtes de vos collaborateurs (et la votre en retour, bonnes pratiques obligent) :
    – réfléchissez avant d’envoyer un mail : est-ce vraiment le mail qu’il faut utiliser, il existe d’autres moyens de communication. Choisissez celui qui correspond le mieux à la situation.
    – soyez clair et concis dans vos mails : c’est un outil de communication factuel. Rédigez proprement et simplement en répondant au QQOQCP (qui, quoi, où comment, pourquoi) avec des objets relatant le contenu du message. Rappelez-vous qu’on lit vite et en travers alors faîtes simple et court.
    – les erreurs d’interprétations sont énormes, ne répondez jamais à chaud et par mail à un mail que vous avez reçu. Il est préférable d’entrer en contact « réel » avec votre interlocuteur pour clarifier les choses.

A vous de jouer maintenant !

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Par | 2018-02-20T16:09:09+00:00 8 octobre 2012|S'organiser à la maison|1 Comment